Assistant·e chef·fe de projet "Dialogue entre SI Formation" en apprentissage

L'Université de Tours recrute au sein de son service de la formation continue un·e Assistant·e chef·fe de projet "Dialogue entre SI Formation" en apprentissage.

L’apprenti contribuera à l'amélioration d'un processus de mise en qualité des données en lien avec le Système d’Information de la formation professionnelle de l’université de Tours, « FCA Manager ». A ce titre, il participera au pilotage et à l’animation du projet « Emargement dématérialisé pour la formation continue », débuté en 2023.

Il travaillera en étroite collaboration avec les référents fonctionnels en charge de l’application de gestion FCA Manager au sein du service de la formation continue et par apprentissage (FOCAL), ainsi qu'avec la direction des systèmes d'information (DSI) et la Direction d'Appui au Pilotage et la Qualité (DAPEQ).  

Le projet en quelques mots

Les inscrits à l'université de Tours en formation professionnelle ou en formation par apprentissage (plus de 3000 inscrits/an) doivent signer, ainsi que les enseignants, des feuilles d’émargement pour justifier de leur assiduité en cours. Cet émargement est actuellement réalisé sur papier puis ressaisi dans des tableaux Excel par les gestionnaires qui établissent ensuite mensuellement et pour chaque stagiaire des attestations de présence ensuite adressées à leurs employeurs ou aux financeurs de leur formation.

Cela représente aujourd’hui environ 5000 feuilles signées et 1600h de travail de gestion.

L’objectif de ce projet de digitalisation du processus de gestion est de faire émarger électroniquement les apprenants et les enseignants pour :

-          Sécuriser la qualité des données d’émargement

-          Diminuer le temps de gestion des dossiers stagiaires

-          Répondre aux exigences des financeurs (en particulier le Conseil Régional)

-          Améliorer le taux de récupération des émargements et optimiser la facturation

-          Faciliter le stockage dématérialisé des informations

En 2023-24, 95 stagiaires, répartis dans 5 formations, ont justifié de leur assiduité en formation grâce à cet outil dématérialisé.

En 2024-25, 118 stagiaire répartis dans 7 formations ont justifiés de leur assiduité de cette manière. Le déploiement a été freiné par plusieurs facteurs extérieurs aux acteurs du service.

Désormais, les connecteurs, indispensables au déploiement de ce projet (ADE/FCA et Apogée/FCA), sont disponibles et les acteurs dans les différents services sont en poste. La mission consiste, dans un premier temps, à faire prendre conscience à l'ensemble des acteurs de la chaine de l'importance de la fiabilisation des données, puis de participer au déploiement progressif de l’émargement dématérialisé sur l’ensemble des stagiaires de formation continue en groupe spécifique et une partie des apprentis.

Quant à l’amélioration du SI « FCA Manager », un certain nombre de fonctionnalités de ce SI ne sont pas encore déployés à cause d’un manque d’interopérabilité avec les SI environnants (Apogée, SIFAC …) et la nécessité de connaitre leur fonctionnement général. La création d’une culture commune et l’animation d’une communauté de projet doit permettre de lever ces freins.

Activités

-       Travailler avec l’informaticien en charge des aspects informatiques du projet (DSI) et avec le prestataire SoWeSign

-       Travailler avec la DSI de Région Centre Val de Loire pour la phase pilote de la mise en place de l’émargement dématérialisé pour les stagiaires financés par Conseil Régional (en 2025-26, DAEU en partenariat avec l'AFPP)

-       Auditer et contrôler la qualité des données saisies dans les différents outils de gestion et organiser la mise en qualité nécessaire

-       Tester l’interopérabilité des systèmes d’information : Application de gestion des emplois du temps / Application de gestion de la formation continue / Plateforme d’émargement.

-       Faire un plan de test préalable à la mise en production

-       Proposer un plan de déploiement pour la mise en production

-       Concevoir les supports de formation et les FAQ à destination : des stagiaires, des enseignants et des gestionnaires de formation continue

-       Participer à la communication sur le projet

-       Organiser la documentation du projet

-       Rédiger des bilans après chaque étape importante du projet