Secrétaire universitaire

L'Université de Tours recrute au sein de sa faculté de Médecine (Centre d’Investigation Clinique INSERM CIC 1415 Domaine Biométrie + Unité de Recherche UMR INSERM U1246 SPHERE), un·e secrétaire universitaire.

Mission principale

Assurer le secrétariat administratif, pédagogique et scientifique, exécuter des tâches administratives courantes pour contribuer à la bonne organisation des activités d’enseignement et de recherche des personnels des deux structures.

1) Activités générales du secrétariat universitaire :

•  Gestion et traitement des informations orales

• Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie…)

• Diffusion des informations internes et externes

• Organisation des réunions

• Biométrie : ordres du jour, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus

• Data Management : prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus

• Gestion des plannings

• Réservation de salles de réunion, salles de visioconférence…

• Tenue des stocks et gestion des commandes des fournitures de bureau, papier, cartouches, etc…

• Élaboration et tenue à jour des tableaux et des dossiers des personnels et des stagiaires

• Mise à jour du classeur des personnels de la structure (CV et attestations de formation)

• Classement et archivage

2) Activités liées à l'enseignement à la Faculté de Médecine

• Aide dans l’élaboration de la maquette des enseignements

• Élaboration d’affiche

• Élaboration de planning

• Publicité par mailing, courrier, …

• Gestion des inscriptions (DIU IRC)

• Relation avec les différents intervenants : information, gestion des déplacements pour les extérieurs, des indemnisations, etc…

• Relation avec les étudiants

• Organisation logistique (réservation de salle, matériel audiovisuel, pauses café, visioconférence…)

• Prise de notes et rédaction des comptes rendus de réunions

• Mise en ligne des supports de cours sur le site internet de l'université (CELENE)

• Organisation et surveillance des examens

• Interactions avec les secrétariats universitaires des Facultés de Limoges et Rouen

• Réservation de salles pour les UERB, le séminaire de l’École Doctorale

• Saisie de dossiers de LCA dans THEIA

• Saisie des épreuves de PASS sur l’ENT

3) Activités liées à la recherche

• Aide aux recherches bibliographiques (Internet, BiblioInserm, PubMed…)

• Extraction de données dans le cadre de bilans

• Suivi et mise à jour de la liste des publications

• Pour les Data Managers, gestion des documents de validation des études et des comptes Ennov Clinical® : scanner, enregistrer, classer et mise à jour

• Élaboration et mise à jour d’un tableau de suivi des conventions financières des projets de recherche

• Archivage des données de Data Management des études terminées

• Mise à jour du tableau des personnels et des stagiaires de l’UMR INSERM U1246 SPHERE

• Participation aux réunions de l’équipe (CU-SPHERE + Journées Scientifiques à Tours et Nantes)

• Organisation logistique de la Journée Scientifique qui a lieu à Tours une fois par an

4) Activités de gestion financière

• Préparation et saisie dans SIFAC : des bons de commandes, des services faits, des ordres de mission, des certificats administratifs.

• Gestion et suivi des remboursements des déplacements des agents

• Dépôt des documents comptables sur la plateforme UTGed

• Suivi et gestion des crédits universitaires du DIU Investigateur en Recherche Clinique (IRC) et des UERB

• Suivi et gestion des crédits d’installation Maître de Conférence nouvellement nommé

• Suivi et gestion des crédits recherche des projets ANR QUARTET et ESCIENT puis d’éventuels nouveaux projets qui seraient obtenus

5) Activités diverses

• Implication majeure dans l'organisation de manifestations telles que congrès, réunions, journées scientifiques…

• Aide à l'organisation des déplacements des personnels (saisies des ordres de missions, autorisation d’absence, autorisation de déplacements…)

• Aide à la préparation des bilans d’activité, des dossiers d’audit, évaluation HCERES, dossier de renouvellement, etc…