Assistant·e de direction

La Faculté de Pharmacie de l'université de Tours recrute un(e) assistant(e) de direction.

Rattaché(e) au Responsable Administratif, vous jouerez un rôle de coordination et de gestion du secrétariat générale de la faculté, en veillant au respect du cadre politique et réglementaire, en menant les missions suivantes :

1- Assurer le fonctionnement du secrétariat de direction, en appui du responsable administratif :

• Co-gestion des services d'enseignement dans le système d'information SAGHE ;

• Gestion de l'agenda du Doyen et du planning des activités de la Direction ;

• En appui du responsable administratif, gestion administrative des personnels BIATSS (suivi de carrière, avancement, congés, classement, archivage) ;

• Mise en forme et rédaction de courriers, note et supports écrits : rapports, supports documentaires, préparation et comptes rendus des conseils, rédaction et actualisation des conventions pour soumission aux affaires juridiques ;

• Gestion des opérations électorales ;

• Participation à l'organisation des manifestations au sein de la faculté (JPO, salons, forums, divers réceptions, accueil des partenaires extérieurs) : recensement de la participation des différents personnels, élaboration des plannings et des programmes, inventaire du matériel et des documents nécessaires, contacts avec les prestataires pour les repas (traiteur, CROUS ou autres) ;

• Gestion des campagnes de taxe d'apprentissage : actions de communication et démarche de collecte (courriers, suivi des envois) ;

• Enregistrement du courrier arrivé/départ et tenue de l'archivage numérique ;

• Organisation de la journée de rentrée des personnels de la faculté.
  

2. Assurer la communication interne et externe de la faculté (correspondante de l'administration)

• Participation à la commission communication ;

• Mise à jour du site Web de la faculté pour l'ensemble de ses activités : administration, scolarité, formation continue, actualités, évènements, réseaux sociaux ;

• Mise à jour de l'intranet de la faculté et des affichages sur écran (Xibo) ;

• Suivi des supports publicitaires et des goodies ;

• Diffusion des informations relatives au service intérieur et à tous les évènements matériels de la composante (liées aux activités techniques et logistiques) ;
  

3. Activités transversales

• Correspondant.e "Visa DAJ", RGPD et UT GED ;

• Consultation des marchés publics pour les projets de la composante (ameublement, objets promotionnels) ;

• Co-gestion des oraux PASS/L.AS : sollicitation des membres, constitution des dossiers et de leurs pièces justificatives, collecte des heures, élaboration des états de règlement ;

• Participation à des projets transversaux de la faculté : révision des statuts et du règlement intérieur, création de procédures visant à simplifier la gestion, contribution aux projets de développement du numérique (parc de tablettes iPad, contrôle d'assiduité, dématérialisation des examens, services aux usagers)

4. Assurer la gestion des salles de la faculté

• Réservation des salles dans ADE Campus et suivi : évènements, pots de thèses, soutenances HDR, visioconférences, opérations de maintenance, travaux ;

5. Co-gestion des accès réglementés

• Edition des cartes pour les nouveaux personnels et visiteurs, renouvellement, contrôle et gestion des anomalies de fonctionnement ;

• Gestion des clés de bureaux (suivi des attributions et restitutions) ;

• Saisie des données dans le logiciel d'accès, mises à jour et suivi quotidien (SMI et REX)