Gestionnaire administratif.ve et pédagogique (médecine interne - EES)

L'Université de Tours recrute au sein de sa faculté de Médecine, un.e gestionnaire administratif.ve et pédagogique.

EES

Assurer le suivi des crédits et des dépenses de l’unité :

• Traitement des commandes :

• Procéder aux opérations d’engagement des crédits (saisie des bons de commande, validation du service fait) dans le logiciel comptable de l’établissement SIFAC

• Respecter les marchés publics de l’Université pour le traitement des commandes, demander et traiter les devis

• Respecter l’éligibilité des dépenses en fonction de chaque projet de recherche.

• Effectuer les demandes de création de nouveaux fournisseurs si besoin.

• Suivre les bons de commande jusqu’à la livraison des marchandises

• Traiter les demandes du service facturier et archiver les pièces justificatives dans EDITIC

• Classer et archiver les pièces justificatives des opérations de dépenses

• Traitement des missions des membres de l’équipe :

• Procéder à la saisie des missions dans SIFAC : émettre les ordres de missions et les états liquidatifs conformément à la réglementation

• Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de remboursement de missions

• Effectuer les demandes de création des nouveaux agents si besoin

• Collecter les pièces justificatives nécessaires à l’établissement des bilans financiers

Assurer le secrétariat de l’unité :

• Organisation et suivi des réunions administratives de l'équipe : comité de pilotage (1 fois par mois) et Conseil d'équipe (1 fois par trimestre).

• Rédaction des comptes rendus des réunions de l'équipe

• Participation à l'organisation des colloques et journées d’étude de l'équipe.

• Participation à la mise à jour et la gestion du site internet

• Édition de la lettre d'information de l'équipe EES

Secrétariat : réception et envoi de mails, de courriers, réservation des salles de réunions, feuilles d’émargements, demandes de rattachements à l'équipe.

Médecine interne

Accueil et encadrement des étudiants en Médecine de 2e à 5e année.

Préparation, organisation et gestion des plannings des cours de médecine interne :

• Mise en place du planning des enseignants

• Suivi des gardes

• Gestion des DU, DIU, DES, DESC.

Préparation, organisation et gestion des plannings des examens :

• Collecte des sujets auprès des enseignants

• Suivi du respect des calendriers établis par la commission des examens et le service de scolarité de la faculté de médecine

• Convocation des surveillants.

Organisation de congrès :

• Établissement du budget prévisionnel

• Recherche de partenaires financiers

• Organisation logistique (réservation de salles, matériel, repas pour les congressistes…)

• Gestion des intervenants extérieurs (transport, hébergement)

• Suivi des inscriptions

Gestion financière : édition d’ordres de mission et de commandes sur SIFAC.

Élaboration de powerpoint, diagrammes.