Gestionnaire administratif.ve et comptable

Le ou la gestionnaire assure la gestion des budgets, des dépenses et recettes, des commandes et des frais de déplacement pour les EOTP relevant du périmètre attribué, incluant l’IAE Tours Val de Loire, l’UFR Droit, Économie et Sciences Sociales et les laboratoires de recherche.

Il ou elle participe à l’analyse des coûts, en particulier pour les activités de l’IAE, sous la responsabilité de la responsable d’antenne.

Missions et activités pour l’UFR DESS,  l’IAE Tours Val de Loire et les laboratoires VALLOREM et IRJI  (selon le périmètre arrêté préalablement).

 1-      Dépenses

• Saisie des bons de commande hors et sur marchés sur SIFAC 

• Contrôle des bons de commande (imputation, destination, fonds…etc.) établis directement par les secrétaires de départements ou de laboratoires 

• Validation de tous les bons de commande 

• Saisie des services faits sur SIFAC

• Vérification du paiement des factures fournisseurs de manière ponctuel, enregistrement du n° de pièce comptable et classement des pièces justificatives de dépenses en archives 

• Archivage des pièces de liquidations de l’année n-1

2-      Saisie des recettes

• Examen des pièces justificatives (contrats, conventions, bon de commande, journal d’encaissement, fiche financière + échéancier)

• Préparation de la fiche client (nom, adresse, n°siret) puis envoi à l’agence comptable pour création

• Saisie d’une commande de vente, puis création d’une facture avec édition ; édition de la liste des factures de vente, signature de l’ordonnateur ; envoi à l’agence comptable pour contrôle et validation

3-    Frais de missions

•     Préparation de la fiche missionnaire (nom, adresse, RIB), puis envoi à l’agence comptable pour création

•     Remplir une autorisation d’absence manuelle pour une mission à l’étranger

•     Création d’un ordre de mission, « autoriser » la réserve de crédits ; si l’agent souhaite une avance il faut la « calculer » puis édition de l’ordre de mission

•     Retour de l’agent : récupération des justificatifs (billets de train, facture d’hôtel, ticket de bus, taxi…) modification des éléments de la mission si nécessaire puis confirmer le retour

•     Autoriser et calculer la mission permet d’établir l’état de frais

•     Prise en charge une par une, des missions, dans la « gestion cycle d’enregistrement »

•     Édition de la liste nominative des remboursements

•     Transmettre l’ensemble des frais de la mission à l’agence comptable

4-    Ventilation analytique des dépenses et recettes en vue de la préparation d’un Budget Propre Intégré de l’IAE

• Préparer la ventilation analytique des dépenses et recettes de l’IAE, en lien avec la responsable de l’antenne financière

• Saisir les dépenses et les recettes

• Répartir certaines dépenses communes entre plusieurs activités : Appliquer des clés de ventilation (par exemple : répartir l'électricité entre plusieurs services en fonction des m² ou de l’utilisation), Remplir des tableaux de répartition en appui à la responsable du service financier.