Gestionnaire administratif et comptable de l’Antenne Financière partagée entre l’UFR DESS, l’IAE Tours Val de Loire et les laboratoires rattachés (IRJI et VALLOREM)

Assurer la gestion des budgets, des dépenses et recettes, des commandes et des frais de déplacement pour les EOTP relevant du périmètre attribué, incluant l’IAE Tours Val de Loire, l’UFR Droit, Économie et Sciences Sociales et les laboratoires de recherche.

Participer à l’analyse des coûts, en particulier pour les activités de l’IAE, sous la responsabilité de la responsable d’antenne.

Missions et activités pour l’UFR DESS,  l’IAE Tours Val de Loire et les laboratoires VALLOREM et IRJI  (selon le périmètre arrêté préalablement).

 1-      Dépenses

• Saisie des bons de commande hors et sur marchés sur SIFAC 

• Contrôle des bons de commande (imputation, destination, fonds…etc.) établis directement par les secrétaires de départements ou de laboratoires 

• Validation de tous les bons de commande 

• Saisie des services faits sur SIFAC

• Vérification du paiement des factures fournisseurs de manière ponctuel, enregistrement du n° de pièce comptable et classement des pièces justificatives de dépenses en archives 

• Archivage des pièces de liquidations de l’année n-1

 2-      Saisie des recettes

• Examen des pièces justificatives (contrats, conventions, bon de commande, journal d’encaissement, fiche financière + échéancier)

• Préparation de la fiche client (nom, adresse, n°siret) puis envoi à l’agence comptable pour création

• Saisie d’une commande de vente, puis création d’une facture avec édition ; édition de la liste des factures de vente, signature de l’ordonnateur ; envoi à l’agence comptable pour contrôle et validation

3-      Frais de missions

• Préparation de la fiche missionnaire (nom, adresse, RIB), puis envoi à l’agence comptable pour création

• Remplir une autorisation d’absence manuelle pour une mission à l’étranger

• Création d’un ordre de mission, « autoriser » la réserve de crédits ; si l’agent souhaite une avance il faut la « calculer » puis édition de l’ordre de mission

• Retour de l’agent : récupération des justificatifs (billets de train, facture d’hôtel, ticket de bus, taxi…) modification des éléments de la mission si nécessaire puis confirmer le retour

• Autoriser et calculer la mission permet d’établir l’état de frais

• Prise en charge une par une, des missions, dans la « gestion cycle d’enregistrement »

• Edition de la liste nominative des remboursements

• Transmettre l’ensemble des frais de la mission à l’agence comptable

 4-      Suivi analytique et reporting de gestion en vue de la préparation d’un Budget Propre Intégré de l’IAE

L’agent participe à la ventilation des dépenses et recettes par activité, et contribue à la production de tableaux de bord pour aider la direction de l’institut à suivre l’exécution budgétaire.

- Renseigner les données analytiques des opérations en binôme avec l’adjoint de direction de l’IAE

Renseigner les bons codes d’activité (formations, projets, événements...) lors de la saisie ou du contrôle des dépenses et recettes, selon les consignes fournies.

Mettre à jour les tableaux de suivi par activité

- Mise à jour de tableaux de suivi budgétaire en binôme avec l’adjoint de direction de l’IAE

Suivre régulièrement les dépenses par action (formations, projets, événements...) à l’aide de fichiers partagés (type Excel) ; alerter en cas d’écart.

- Production de synthèses financières

Préparer des tableaux récapitulatifs, ou graphiques simples ou listes de dépenses à transmettre à la responsable d’antenne financière et à la direction de l’IAE, en vue des conseils de gestion ou bilans internes.

- Appui à la préparation de bilans financiers

Rassembler les données financières nécessaires aux bilans réguliers, aux demandes d’audit, ou aux remontées d’informations vers la direction

5.      Contribution aux tableaux de bord financiers de l’IAE notamment dans le cadre de la Certification Qualicert

Mettre régulièrement à jour les tableaux de suivi